Saat bekerja di mana saja, tentunya dibutuhkan contoh kop surat yang resmi.

Bagaimana unsur dan contohnya? Ikuti ulasan lengkap tentang contoh kop surat dalam artikel Finansialku kali ini.

 

Kop Surat, Bagian Penting dalam Dokumen Resmi

Contoh kop surat dibuat dalam bentuk yang bervariasi dan disesuaikan dengan kebutuhan setiap penulis. Nyatanya, tidak jarang pembuat kop surat masih keliru.

Baik dalam penulisan huruf maupun struktur dari bagian surat tersebut.

Berikut penjelasan mengenai contoh kop surat lengkap dengan cara praktis membuatnya.

Kop surat atau yang biasanya disebut sebagai kepala surat adalah sebuah penanda dari sebuah instansi atau perseorangan sebagai pengirim surat. Penulis tidak boleh asal membuatnya dan harus mengikuti aturan tertentu.

 

Aturan Penulisan dan Cara Pembuatan Kop Surat

Kop surat sangatlah penting karena berdampak pada formalitas dan derajat kepentingan dari pengirimnya. Baik dalam bentuk formal maupun non formal.

Bagian tersebut dapat dibedakan tergantung pada tujuan penulis. Contoh kop surat lengkap dengan cara praktis membuatnya dapat menjadi acuan dalam tahapan berikut.

 

Formal dan Non Formal

Menjadi jenis yang berbeda, formal dan non formal dapat dijadikan acuan dari contoh kop surat yang tentunya sering dibuat oleh berbagai instansi. Pada surat resmi, kop surat diletakkan di posisi tengah atas dan dilengkapi oleh sebuah logo resmi jika ada, disertai identitas, seperti alamat maupun nomor telepon.

Berbeda dengan surat non formal yang tidak terlalu mementingkan logo, cukup nama dan identitas yang dirasa penting. Kop surat yang biasanya diletakkan di bagian tepi atau tengah ini, biasanya digunakan untuk kepentingan pribadi, seperti surat lamaran kerja.

[Baca Juga: Moms Perlu Tahu! Kiat Sukses Dalam Mengajarkan Anak Hidup Sederhana]

 

Struktur Kop Surat

Beberapa contoh kop surat yang beredar pastinya sudah siap digunakan atau dicontoh, padahal beberapa pembaca belum mengenal struktur lengkapnya.

Struktur dari kepala surat terdiri dari nama instansi (surat organisasi), alamat yang ditulis lengkap, nomor telepon, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat website atau email yang bisa dihubungi, dan yang terakhir logo atau lambang jika ada.

Dengan struktur tersebut, penulis tentunya sudah mengetahui, bagian mana saja yang paling penting dan wajib untuk dicantumkan.

 

 

Penulisan Sesuai EYD

Memiliki tempat yang strategis, yakni di atas surat, itu berarti kop surat harus menarik perhatian pembaca. Salah satu upaya yang harus dilakukan adalah memaksimalkan penulisannya.

Tidak hanya tulisan non fiksi atau fiksi yang memiliki kaidah kebahasaan dan aturan tanda baca, kop surat juga punya. Sebagian besar dari struktur kop surat ditulis menggunakan huruf kapital, termasuk nama instansi.

Huruf awal kalimat untuk kotak pos, alamat, faksimile, hingga nomor telepon ditulis dengan huruf kapital, kecuali kata tugas yang diawali dengan huruf kecil. Setelah itu, penulisan dilanjutkan dengan huruf kecil.

[Baca Juga: Anak Boros? Ketahui 10 Trik dan Cara Agar Anak Tidak Boros]

Beberapa dari contoh kop surat nyatanya tidak selalu benar. Misalnya, kata dari ‘jalan’ atau ‘telepon’ yang disingkat, sama halnya dengan ‘kotak pos’ atau ‘faksimile’.

Bentuk ‘p.o box’ atau ‘post office’ sebaiknya tidak ditulis sebagai pengganti kotak pos. Alamat kawat yang biasanya ditulis dengan ‘cable address’ juga sebaiknya tidak digunakan.

Mengapa seperti itu? Kata-kata tersebut adalah istilah asing yang telah memiliki padanan penulisannya sendiri.

Selain itu, telepon sebaiknya tidak dicantumkan dalam alamat kantor. Jika memang sebuah kantor memiliki nomor teleponnya sendiri, cantumkan di belakang kode pos.

[Baca Juga: Bingung Menyiapkan Dana Pendidikan untuk Anak Anda? Simak Cara Rahasia Berikut Ini!]

 

Garis Horizontal

Pada bagian pembukaan di kepala surat, khususnya tanggal dan nomor surat biasanya memang dipisahkan dengan garis horizontal. Fungsinya adalah sebagai pijakan yang membantu, sehingga perhitungan spasi saat pengetikan tidak terlewati.

Bagian tanggal tidak perlu ditulis dua kali dari garis pemisah dan beberapa bagian surat lainnya. Informasi tentang tanggal dan bulan tetap harus ditulis lengkap. Awal huruf dari penulisan bulan adalah huruf kapital.

[Baca Juga: Daripada Asuransi Pendidikan Unitlink, Saya Lebih Sarankan Investasi untuk Biaya Anak Sekolah]

 

 

Pola Rata Bervariatif

Dengan berbagai contoh kop surat dan pengembangannya, dunia bisnis modern telah menggunakan model yang bermacam-macam. Pola rata yang digunakan pun ikut bervariatif, yakni rata tengah, kanan, dan kiri.

Kuncinya adalah tetap fokus pada kebutuhan yang dimiliki. Kembali lagi pada kebutuhan surat non formal dan formal, surat dapat digunakan untuk media promosi maupun iklan. Jenis huruf dan bahan kertas dapat menjadi penilaian sendiri.

[Baca Juga: Enam Persiapan Sebelum Memiliki Anak yang Harus Dilakukan Setiap Pasangan Muda, Termasuk Anda!]

 

 

Membuat Kop Surat di Microsoft Word

Tidak jarang pula banyak contoh kop surat yang menggunakan aplikasi Microsoft Word sebagai media pembuatannya. Pada dasarnya, kop surat cukup mudah untuk dibuat.

Jika sudah memiliki aplikasi tersebut, langsung buka pilihan header, kemudian susun struktur kop surat secara lengkap. Jika ingin menambahkan logo, pilih menu insert dan picture.

Jangan lupa tambahkan garis horizontal sebagai pemisah antara kepala dan badan surat. Setelahnya, surat langsung bisa dilanjutkan dengan memenuhi bagian isi dan penutup. Print dengan kertas A4 atau sesuaikan dengan kebutuhan.

[Baca Juga: Moms, Punya Anak Usia 10 Tahun? Berikut 12 Cara Mendidik Anak tentang Uang yang Dapat Anda Praktikkan]

 

 

Membuat Kop Surat Di Excel

Siapa sangka Excel yang umumnya diketahui sebagai aplikasi penyimpanan data maupun angka dapat digunakan untuk membuat kop surat. Namun, cara pengerjaannya sangat berbeda, sehingga perlu diperhatikan langkah-langkah berikut.

Pilih salah satu sel pada menu worksheet. Cantumkan nama, identitas, atau informasi lainnya yang dirasa perlu dimasukkan. Rapikan baris kalimat menggunakan opsi merge jika diperlukan.

Pastikan sel kosong di bagian awal sudah tersedia. Sama seperti aplikasi Microsoft Word yang memiliki pilihan insert untuk menambahkan gambar, pilih opsi tersebut untuk logo perusahaan.

Terakhir, gambar garis pemisah supaya tampilan surat menjadi lebih rapi.

[Baca Juga: Moms, Ketahui Cara Mendidik Anak Tentang Uang dari Usia 2-16 Tahun]

 

 

Maksimalkan Kualitas Surat Resmi Agar Semakin Proferional

Contoh kop surat dengan cara praktis membuatnya akan sangat membantu untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Aturan penulisan maupun struktur yang ditentukan akan membuat pembaca nyaman dan tentunya mengerti pada informasi yang dicantumkan.

Gunakan segala informasi yang ada, perhatikan contoh kop surat yang tersebar di media sebagai acuan. Jadi, tingkat profesionalisme lembaga pun bisa semakin kredibel di mata masyarakat.

 

 

 

Tentunya, banyak informasi baru yang Anda dapatkan melalui artikel di atas bukan? Ayo bagikan artikel tersebut pada teman-teman yang membutuhkan aturan pakem tentang kepenulisan surat resmi, terima kasih.

 

Editor: Julius Fallen

 

Sumber Referensi:

• Admin. 6 Juli 2021. Lengkap, Ini 7 Contoh Kop Surat yang Benar. popbela.com – https://bit.ly/3tcWkhz
• Gadis Saktrika. 21 Juli 2021. 22 Contoh Kop Surat Resmi Dan Tidak Resmi Yang Baik Dan Benar. Disertai Penjelasan Lengkap. 99.co – https://bit.ly/3n0nR4O
• Admin. Tata Cara Menulis KOP atau Kepala Surat Dinas. wolupedia.blogspot.com – https://bit.ly/38A0KWb

 

Sumber Gambar:

• Cover – https://bit.ly/2WKQFnk