Yakin kamu sudah mengetahui cara penulisan alamat surat resmi yang benar?
Surat-menyurat merupakan hal sederhana yang biasa dilakukan. Tapi apakah kamu tahu bahwa untuk menulis surat resmi, beberapa hal perlu diperhatikan agar legalitasnya menjadi kuat? Berikut penjelasannya.
Rubrik Finansialku
Jangan Asal, Menulis Surat Resmi Memiliki Aturan
Terdapat beberapa aturan yang berlaku dalam menulis surat resmi yang baik dan benar. Mulai dari kepala surat, kop surat, nomer surat, lampiran, dan sebagainya. Hal ini perlu diperhatikan dengan benar agar legalitas surat menjadi kuat.
Selain itu, akan menjadi memalukan apabila kamu mewakili suatu instansi dan surat yang kamu tuliskan salah. Jadi, pastikan betul bahwa surat yang kamu kirimkan sudah sesuai dengan standar aturan penulisan surat yang ada.
Penulisan Surat Resmi yang Baik dan Benar
Ada beberapa bagian penting yang harus diperhatikan saat menulis surat. Kamu harus mengetahui jenis surat yang kamu tulis, cara menulis nama penerima surat, cara menulis alamat surat, dan pola surat yang akan kamu tulis terlebih dahulu. Tujuannya agar surat yang kamu tuliskan tepat dan sesuai aturan.
#1 Jenis-Jenis Surat
Bentuk surat itu beragam. Untuk itulah, kamu harus mengetahui setiap jenis surat agar kamu dapat memahami perbedaannya sebelum memutuskan untuk menulis. Bentuk-bentuk surat tersebut adalah sebagai berikut.
- Surat Pribadi: jenis surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan pribadi sehingga bahasanya pun tidak perlu baku.
- Surat Dinas: jenis surat resmi yang dibuat serta dikeluarkan oleh instansi ataupun lembaga pemerintah dengan tujuan untuk berbagai keperluan dinas.
- Surat Niaga: jenis surat yang dibuat oleh perusahaan maupun perorangan untuk tujuan bisnis ataupun perdagangan.
- Surat Resmi: jenis surat yang dibuat serta digunakan untuk kepentingan yang sifatnya resmi. Penulisan surat resmi bisa dilakukan oleh instansi, perseorangan, lembaga, maupun organisasi.
Nah, untuk menulis surat yang sifatnya resmi, kamu harus memperhatikan tata cara penulisannya.
[Baca Juga : Contoh Surat Penawaran Harga, Produk dan Kerja Sama]
#2 Penulisan Nama Penerima Surat
Hal pertama yang akan kamu tuliskan dalam surat tentunya adalah nama penerima sebelum dilanjutkan dengan alamat tujuan. Supaya kamu tidak bingung, berikut pembahasan lengkap mengenai penulisan nama surat .
- Pastikan bahwa sebelum alamat, suratmu diawali dengan kata “Yth” diikuti dengan tanda titik. Bisa juga dengan menuliskan kata “Yang terhormat” tanpa diikuti tanda titik.
- Sebelum pencantuman nama orang yang dituju, penulis surat hendaknya menuliskan sapaan berupa Ibu, Bapak, Saudara, atau singkatan (Bpk, Ibu, Sdr).
- Apabila nama orang yang dituju memiliki gelar akademik di depannya, maka kamu tidak perlu menambahkan kata sapaan seperti Bapak, Ibu, ataupun Saudara. Gelar tersebut (Dr, dr, Ir, dan sebagainya) dapat menjadi kata sapaan pengganti. Hal ini juga berlaku pada penerima surat yang mempunyai pangkat lain seperti sersan, kapten, dan lain-lain.
#2 Penulisan Alamat Surat
Hal berikutnya yang akan kamu tuliskan dalam surat adalah tujuan alamat di mana surat akan dikirimkan. Berikut ketentuannya.
- Kamu dapat menulis alamat tujuan pada sisi sebelah kiri surat dengan jarak tengah antara halaman surat dan salam pembuka. Penulisan di sisi sebelah kiri lebih menguntungkan ketimbang sisi sebelah kanan. Hal ini dikarenakan alamat yang panjang sekalipun dapat dituliskan tanpa dipenggal.
- Penulisan alamat surat yang benar tidak diawali dengan kata “Kepada” sebab kata tersebut memiliki fungsi sebagai penghubung intra kalimat yang menyatakan arah. Hal ini juga berlaku pada penulisan alamat pengirim ya. Jadi, kamu tidak perlu menambahkan kata “Dari” karena kata tersebut merupakan penghubung intrakalimat yang menyatakan asal.
- Perlu diperhatikan bahwa penulisan kata “Jalan” tidak boleh disingkat. Setelah alamat ditulis dengan jelas, lengkapi pula dengan nomer serta kode pos dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Selanjutnya diikuti dengan nama kota serta provinsi yang juga ditulis dengan huruf kapital pada awal kata. Tak perlu tanda baca apapun termasuk garis bawah.
- Apabila kamu ingin mengirimkan surat pada suatu instansi dan nama penerima tidak diketahui persis, maka kamu dapat menggunakan nama tujuan yang umum seperti kata “Pimpinan”, “Kepala”, dan sebagainya.
- Pada alamat surat yang dituju seringkali menggunakan singkatan “u.p.” yang berarti untuk perhatian. Bentuk singkatan ini digunakan pada bagian depan nama instansi apabila masalah surat dipandang cukup diselesaikan oleh pejabat yang tercantum. Biasanya penambahan tanda ini menunjukkan bahwa tidak diperlukan penentuan kebijakasanaan langsung dari pemimpin instansi tersebut.
#3 Mengetahui Pola Surat
Jika kamu sudah mengetahui tata cara penulisan nama dan alamat surat, selanjutnya kamu akan masuk dala penulisan isi surat.
Untuk menulis isi surat, kamu harus terlebih dahulu mengetahui pola surat yang ada. Fungsinya agar kamu mengetahui susunan dan letak penulisan surat tersebut. Berikut hal yang harus kamu pahami.
- Surat Lurus Penuh (Full Block Style) : bentuk penulisan yang semuanya dimulai dari sebelah kiri baik tanggal, lampiran, hingga kata penutup.
- Surat Lurus (Block Style) : tidak jauh berbeda dengan surat lurus penuh. Perbedaannya hanya pada penempatan nama jelas, tanggal, nama jabatan, nama instansi, serta salam penutup.
- Surat Setengah Lurus (Smei Block Style) : memiliki posisi menjorok ke dalam pada setiap alinea baru. Bentuk ini banyak diterapkan pada surat resmi perusahaan.
[Baca Juga : 5+ Kiat Jitu Membuat Surat Lamaran Kerja Bahasa Inggris]
- Surat Lekuk (Indented Style) : penulisan alamat surat yang tidak rata atau memiliki bentuk seperti tangga. Pada surat lekuk, penulisan pada setiap alinea baru dimulai agak menjorok ke dalam paragraf.
- Surat Menggantung (Hanging Paragraph) : penulisan alamat dengan paragraf yang menggunakan rata kiri dengan baris setelahnya agak menjorok ke dalam paragraf.
- Surat Resmi Indonesia Lama : penulisan surat dengan format alamat surat yang diketik pada sisi kanan di bawah tanggal surat.
- Surat Resmi Indonesia Baru : kombinasi dari bentuk setengah lurus dengan bentuk resmi Indonesia lama. Salam penutup ada di sisi kanan sejajar dengan penulisan tembusan.
#4 Contoh Penulisan Surat Resmi
Sekarang, kamu sudah memahami konsep dari penulisan surat resmi. Agar lebih dapat dipahami, berikut contoh penulisan surat resmi yang dapat kamu ikuti.
- Ir. Sony Mochtar, M. Si.
Direktur PT. Sumber Sentosa
Jalan Ahmad Yani No. 73
Surabaya 60234
- Kepala Departemen Pemasaran
PT Karya Renovasi Gemilang
Jalan Jendral Sudirman 109
Jakarta Selatan 12190
Mari Menulis Surat Sesuai Aturan Secara Profesional
Saatnya kamu memahami cara penulisan surat yang baik dan benar. Pasalnya, selain memperkuat legalitas surat, penulisan surat yang tepat juga dapat menggambarkan profesionalisme kamu dalam berkomunikasi.
Jadi, sudahkah kamu menulis surat resmi dengan pedoman di atas? Cek kembali cara menulis surat yang kamu lakukan sebelum mengirimkannya.
Mau baca info seputar akta-akta lainnya? Kamu bisa mendapatkannya lewat aplikasi Finansialku.
Yuk unduh sekarang!
Yuk tonton video finansialku mengenai sertifikat rumah yang wajib kamu punya!
Apakah selama ini kamu sudah menulis surat dengan cara yang benar? Jika belum, ini saatnya untuk berubah!
Selamat mencoba!
Sumber Referensi :
- Admin. Contoh Penulisan Alamat Surat yang Benar. Netsains.com – https://bit.ly/2Sg5yIz
Sumber Gambar :
- Alamat Surat yang Benar 01 – https://bit.ly/2YcCTrN
- Alamat Surat yang Benar 02 – https://bit.ly/2xg295j
- Alamat Surat yang Benar 03 – https://bit.ly/3bAXeKz
dilema besar
