Di zaman sekarang, transaksi akuntansi tidak lagi dilakukan manual, melainkan menggunakan software akuntansi. Tapi, bagaimana memilih software yang baik?
Berikut Finansialku punya tips untuk memilih software akuntansi yang akurat dan mudah digunakan!
Rubrik Finansialku
Tips Memilih Software Akuntansi yang Akurat dan Mudah Digunakan
Saat pelanggan menelepon untuk menanyakan suatu produk ke bagian penjualan, kegiatan tersebut sudah dimasukkan dalam sistem walaupun belum merupakan transaksi akuntansi.
Proses berikutnya jika pelanggan benar-benar melakukan pembelian prosesnya akan dilanjutkan dengan meminta penawaran harga, negosiasi harga, pemesanan, pengiriman barang, pembayaran.
Akuntansi baru akan mencatat transaksi tersebut pada saat barang dikirimkan sesuai dengan ketentuan pengakuan dalam penjualan. Informasi tentang pelanggan, penawaran, negosiasi, dan pemesanan walaupun bukan transaksi, penting untuk diketahui entitas dalam menganalisis dan mencari penyebab mengapa pelanggan tidak melanjutkan proses pembeliannya.
[Baca Juga: Laporan Keuangan Akuntansi yang Tepat Serta Contohnya]
Sistem terkomputerisasi meminimalkan dokumen dalam bentuk fisik, sehingga sebagian besar dokumen tersimpan dalam bentuk file komputer.
Pada satu sisi terjadi efisiensi penggunaan kertas, namun di sisi lain memunculkan ancaman kehilangan data karena faktor teknis.
Untuk itu, dalam entitas yang menerapkan sistem berbasis komputer harus memiliki rencana pengamanan sistem dan perlindungan (backup) sistem yang baik untuk melindungi data-data penting entitas dari potensi hilang, rusak, dan dicuri oleh pihak oleh tidak berkepentingan.
Tujuan laporan keuangan menurut PSAK 1 (revisi 2009) adalah memberikan informasi mengenai posisi keuangan, kinerja keuangan, dan arus kas entitas yang bermanfaat bagi sebagian besar kalangan pengguna laporan dalam pembuatan keputusan ekonomi.
Laporan keuangan juga menunjukkan hasil pertanggungjawaban manajemen atas penggunaan sumber daya yang dipercayakan kepada mereka.
Secara umum tujuan laporan keuangan untuk:
- Memberikan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja serta perubahan posisi keuangan suatu entitas yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan keputusan ekonomi;
- Menunjukkan apa yang telah dilakukan manajemen (stewardship) dan pertanggungjawaban sumber daya yang dipercayakan kepadanya;
- Memenuhi kebutuhan bersama sebagian besar pemakai;
- Menyediakan pengaruh keuangan dari kejadian di masa lalu.
Dengan perkembangan teknologi saat ini untuk penginputan dan pembuatan laporan keuangan sudah dapat dibantu dengan software akuntansi. Banyak sekali software akuntnasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Dalam memilih software ini Anda harus berhati-hati. Karena perhitungan ini menjadi hal yang krusial untuk melihat kesehatan keuangan perusahaan.
Perhitungan yang cukup kompleks namun butuh keakuratan dan ketelitian dengan proses yang singkat serta efisien. Berikut ini tips memilih software yang tepat bagi perusahaan Anda:
GRATISSS, Yuk Download SEKARANG!!!
Ebook Pentingnya MENGELOLA KEUANGAN Pribadi dan Bisnis
#1 Basis Online atau Offline
Software pun dibagi dengan software offline dan software online. Software offline merupakan software yang terpasang secara permanen di komputer Anda.
Kelebihan dari menggunakan software offline ini adalah performanya yang baik sebab bisa dijalankan tanpa menggunakan koneksi internet sekalipun.
Namun, pastikan spesifikasi komputer yang digunakan harus cocok dengan versi software akuntansi offline ini.
Adapun kelemahan dari software ini adalah saat berada dalam jarak jauh tidak dapat diakses, sehingga agak terhambat saat ada keperluan pengambilan database atau pekerjaan dengan remote.
[Baca Juga: Ini Dia Sejarah Akuntansi di Dunia dan Indonesia yang Mengagetkan!]
Software akuntansi online menggunakan teknologi berbasis cloud system. Teknologi ini dapat memudahkan Anda mengakses data akuntansi kapan saja dan di mana saja secara real time.
Kelebihan software ini tentunya mudah digunakan dan mudah diakses mudah menggunakan browser, tanpa harus melakukan instalasi software pada komputer yang digunakan dalam bisnis.
Software ini juga ukurannya ringan dan tidak memerlukan spesifikasi tinggi.
#2 Keamanan Data
Ketika Anda menggunakan software akuntansi berbasis online maka Anda perlu memperhatikan cara penyimpanan dan cara melindungi data Anda kepada perusahaan penyedia jasa software akuntansi tersebut.
Jika ingin menggunakan software akuntansi berbasis offline keamanan datanya tergantung dari pihak Anda karena aplikasi akan di-install dalam komputer dan data-data akan tersimpan dalam komputer yang Anda gunakan.
#3 Fitur yang Tersedia
Fitur yang tersedia baik secara software online atau pun offline perlu Anda perhatikan baik-baik. Karena setiap software akan memiliki fitur yang berbeda dengan harga yang berbeda, seperti:
- Mengelola dan membuat pajak
- Format laporan neraca keuangan, neraca saldo, laporan laba rugi, general ledger
- Membuat catatan inventaris
- Mengelola piutang dan hutang
- Mengelola analisis laporan keuangan perusahaan
- Terintegrasi dengan program ERP
- Dapat melakukan multi uang
- Dapat dikategorikan berdasarkan proyek
- Mengelola penggajian karyawan
#4 Software Akuntansi Dengan User Interface Menarik dan juga User Friendly
User Interface pada sebuah produk baik aplikasi maupun website menjadi sangat penting karena dengan user interface pengguna bisa berinteraksi dengan produk tersebut.
Dalam hal ini kemudahan bagi Anda yang non akuntan untuk memulai menginput, mengerti dan mengelola laporan keuangan baik menggunakan software online maupun software offline.
Yang terpenting adalah alur dan aliran proses kerja sistem harus mengikuti alur transaksi, dokumen dan alur fisik operasional perusahaan secara keseluruhan sesuai dengan rancangan sistem pengendalian internal perusahaan.
#5 Software Akuntansi yang Memiliki Dukungan Customer Support
Bagi Anda yang non akuntan yang ingin mengelola dan menginput keuangan secara mandiri maka akan sangat membutuhkan fitur ini.
Karena dengan adanya customer support setiap Anda mengalami kendala dengan software Anda maka dengan sigap customer support akan membantu Anda.
Untuk mengetahui apakah penyedia software akuntansi tersebut memiliki customer support yang baik atau tidak Anda bisa menghubungi nomor kontak yang tercantum dan melihat bagaimana cara mereka merespon dan menanggapi Anda.
Namun yang perlu Anda ingat adalah jika sebuah perusahaan memberikan dukungan support yang baik biasanya mereka akan juga menawarkan harga yang lebih tinggi dari para pesaingnya.
#6 Customize Sesuai Keinginan
Software akuntansi yang baik akan bisa melayani permintaan customize sesuai jenis usaha. Ini dibutuhkan karena dunia bisnis terus bergerak yang mengakibatkan strategi yang aplikasinya pun harus terus menyesuaikan.
Untuk mengimbanginya dibutuhkan software akuntansi yang juga bisa terus berubah untuk mengakomodasikan kebutuhan bisnis Anda.
Jika software akuntansi Anda memiliki fitur lengkap, tentunya Anda akan lebih mudah mengelola bisnis dengan lancar dan tetap mengikuti perkembangan zaman.
#7 Harga
Sebagian besar, software akuntansi menyediakan dasar untuk memulai dan mencatat pembukuan untuk bisnis Anda.
Ada berbagai software yang dimulai dari gratis, dan juga berbayar. Tentunya untuk yang berbayar akan memiliki kelebihan masing-masing dibandingkan dengan yang gratis.
Saat Anda mau memutuskan software akuntansi coba Anda periksa lagi apakah ada biaya tambahan terkait dengan software akuntansi tersebut. Biasanya untuk software yang offline ketika akan menambah user maka akan ada penambahan biaya.
#8 Integrasi Dengan Perangkat Lain
Apakah saat ini suatu aplikasi yang bisa mengintegrasikan semua bagian baik dari produksi, persediaan, pembelian, penggajian , perpajakan.
Kalau sudah saatnya menggunakan alat pendukung software akuntansi terbaik seperti apa yang dibutuhkan?
Bila belum dibutuhkan, maka carilah aplikasi akuntansi yang bisa di-upgrade dengan kebutuhan dan perkembangan perusahaan.
#9 Kemudahan Back Up Data dan Ekspor Data
Saat ini banyak software online maupun software offline yang bisa memback up data dan mengekspor data dari program ke dalam bentuk pelaporan seperti xls, pdf, dll.
Begitulah tips memilih software akuntansi yang akurat dan mudah digunakan. Artikel ini membantu Anda?
Berikan tanggapan Anda pada kolom komentar yang tertera di bawah. Jangan lupa bagikan informasi ini pada rekan-rekan Anda, terutama mereka yang sedang membutuhkan.
Sumber Referensi:
- Dwi Martani, Sylvia Veronica NPS, Ratna Wardhani, Aria Farahmita, Edward Tanujaya. 2012. Akuntansi Keuangan Menengah Berbasis PSAK. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
- Hery, S.E, M.Si. 2013. Akuntansi Dasar 1 & 2. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia.
- Michael Pendred. 5 Tips for Selecting Business Accounting Software. Bplans.com – https://bit.ly/335V8l2
- Elizabeth Wasserman. How to Choose Business Accounting Software. Inc.com – https://bit.ly/30Uv4H3
- Lory Fairbanks. 15 Februari 2019. Choosing the Right Small Business Accounting Software. Businessnewsdaily.com – https://bit.ly/2EolLaA
- Wienanto Tanuwidjaja. 17 Desember 2019. Ketahui 7 Tips Ini Sebelum Memilih Software Akuntansi Untuk Bisnis Anda. Logiframe.com – https://bit.ly/30Wcoqm
dilema besar
