Dalam sebuah rapat, dibutuhkan notulis yang tugasnya membuat notulen. Namun, bagaimana cara membuat notulen rapat yang benar?
Pada artikel ini, Finansialku akan memberikan pengertian serta fungsi dan tujuan notulen rapat dan juga contoh notulen rapat yang baik dan benar. Simak artikel ini. Selamat membaca!
Definisi Notulen Rapat
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), notulen atau notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya.
Singkatnya, notulen adalah catatan rapat yang berisi informasi lengkap mengenai pengisi rapat dan hasil rapat. Biasanya notulen ditulis dengan singkat dan rapi. Yang bertugas menulis notulen disebut notulis.
[Baca Juga: Inilah Daftar Aplikasi Rapat Online Gratis Selain Zoom!]
Notulis akan menulis notulen secara real-time yang berarti seiring dengan berjalannya rapat. Notulen tersebut akan dibagikan kepada seluruh peserta rapat dan yang membutuhkan dalam kurun waktu paling lambat 1 x 24 jam.
Fungsi Notulen Rapat
Notulen sendiri memiliki berbagai fungsi dan tujuan. Berikut adalah diantaranya:
Bukti Tertulis Sebuah Sidang atau Rapat
Notulen merupakan bentuk pertanggungjawaban terlaksananya sebuah rapat.
Di beberapa organisasi, notulen juga digunakan sebagai bukti pengunaan dana dalam pelaksanaan rapat dan notulen tersebut akan digunakan untuk penyusunan laporan keuangan.
Bukti tertulis tersebut akan digunakan sebagai sumber informasi yang kredibel. Biasanya notulen akan dibagikan kepada anggota rapat atau anggota yang tidak menghadiri rapat.
Dengan adanya notulen, yang tidak hadir akan tetap mendapatkan informasi yang benar.
Tolak Ukur Efektivitas Rapat
Dibandingkan dengan ingatan manusia, notulen akan menjadi tolak ukur yang lebih efektif. Peserta rapat dapat dengan mudah melakukan rekap ulang pembahasan yang telah dilakukan di rapat.
Di dalam notulen pun berisi informasi mengenai siapa penanggung jawab sebuah project atau kegiatan.
Informasi ini dapat menjadi acuan untuk menghubungi orang bersangkutan pada saat pelaksanaan kegiatan.
[Baca Juga: Cara Memimpin Rapat Manajemen yang Efektif dan Efisien]
Tolak Ukur Tindakan Setelah Rapat
Sebuah rapat biasanya akan diadakan untuk membahas sebuah masalah.
Tentunya, setelah rapat diadakan, akan ada tindakan dan keputusan yang nantinya harus diambil untuk menyelesaikan masalah dan menyesuaikan langkah ke depannya.
Di sinilah notulen memegang peranan. Notulen dapat dianggap sebagai analisa tertulis oleh setiap anggota yang ikut serta di dalam rapat.
Notulen ini akan menjadi salah satu pertimbangan untuk pengambilan keputusan.
Susunan Notulen Rapat yang Benar
Karena notulen merupakan sebuah panduan, alangkah baiknya notulen disusun sedemikian rupa sehingga pembacanya dapat mengerti dan menangkap keseluruhan isi dengan jelas.
Di bawah ini adalah contoh penulisan notulen yang baik dan benar.
Pembuka Notulensi
Layaknya sebuah rapat verbal, dibutuhkan sebuah pembuka untuk mendahului sebuah bahasan.
Notulen pun membutuhkan pembuka sebagai bagian awalnya. Pembukaan notulen meliputi beberapa hal yaitu:
- Judul dan topik bahasan
- Waktu pelaksanaan
- Lokasi pelaksanaan
- Anggota yang ikut serta dalam rapat tersebut
Isi Notulensi
Setelah pembuka, notulen akan langsung dilanjutkan ke bagian isi. Bagian isi merupakan bagian terpenting dari sebuah notulen.
Di bagian ini, seluruh pembahasan pada saat rapat hingga keputusan yang diambil harus ditulis dengan lengkap, singkat dan jelas.
Bagian isi notulen dapat dibagi menjadi 4 bagian yaitu:
- Kata pembuka
- Pembahasan
- Hasil dan keputusan
- Waktu berakhirnya rapat
[Baca Juga: Kapan dan Kenapa Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Dilakukan?]
Penutup Notulensi
Bagian akhir dari sebuah notulensi adalah bagian penutup. Beberapa hal yang perlu ditulis dalam bagian ini adalah:
- Waktu untuk rapat berikutnya
- Tanda tangan pihak yang bertanggung jawab atas rapat tersebut (lengkap dengan nama dan jabatannya)
Contoh Notulen Rapat yang Benar
Di bawah ini adalah salah satu contoh notulen rapat yang baik dan benar. Tentunya notulen rapat harus disesuaikan dengan jenis organisasi serta jenis rapat yang diadakan.
NOTULEN RAPAT #1
Hari/Tanggal : Senin, 20 Juni 2020
Waktu : 09.00 – selesai
Tempat : Kantor pusat PT HayDay
Agenda Rapat : Pembahasan mengenai ulang tahun perusahaan
Pemimpin Rapat : Mira Cantika selaku CEO dari PT HayDay
Notulis : Mike Hartono
Kegiatan:
- Pembukaan pemimpin rapat
- Sambutan CEO
- Pembentukan panitia ulang tahun perusahaan
Keputusan Rapat:
Pada hari Senin tanggal 20 Juni 2020, telah dilaksanakan rapat mengenai pembentukan panitia ulang tahun PT HayDay yang akan diadakan pada pertengahan bulan Juli. Maka tercetus sudah penetapan panitia sebagai berikut.
- Ketua pelaksana: Tommy Maulana
- Sekretaris: Sri Ketut Purwasari
- Bendahara: Najwa Nawawi
- Seksi Acara: Bilal Hofman
- Seksi Humas: Mira Lestari
- Seksi Perlengkapan: Muhamad Badrun
- Seksi Konsumsi: Puspita Indah Jaya
[Baca Juga: Mengenal Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)]
NOTULEN RAPAT #2
Notulen Hasil Rapat
Perencanaan Bakti Sosial Soccact Association
Hari, Tanggal: Kamis, 27 Mei 2021
Waktu: 09.00 WIB
Tempat: Ruang rapat gedung Soccact Association Jakarta
Hadir: Ketua asosisiasi, sekretaris asosiasi, bendahara asosiasi, ketua pelaksana bakti sosial, seksi penggalangan dana, seksi logistik dan perizinan, seksi acara, seksi konsumsi, seksi transportasi, seksi humas, dan liaison officer (LO).
Ketidakhadiran: seksi dokumentasi (sakit)
Pimpinan rapat: ketua asosiasi
Notulen: sekretaris asosiasi
Acara: perencanaan bakti sosial di Panti Asuhan
Keputusan-keputusan:
- Bakti Sosial akan diadakan pada hari Kamis, 1 Juli 2021 di Panti Asuhan Harapan Bunda.
- Penggalangan dana akan dilakukan dengan menjual merchant, sosialisasi melalui influencer media sosial, dan juga penggalangan dana dari sponsorship.
- Bakti sosial dilakukan selama tiga hari. Hari pertama adalah pentas seni dan kelas sains menyenangkan, hari kedua membawa anak-anak bertamasya ke Pusat Informasi dan Teknologi, dan hari ketiga adalah syukuran serta penyerahan dana hibah bagi Pati Asuhan Harapan Bunda.
Penutup:
Rapat ditutup pada hari Kamis, 27 Mei 2021 tepat pada jam 11.30 WIB. Rapat selanjutnya akan membahas dana yang telah terkumpul pada hari Senin, 20 Juni 2021 pukul 09.00 WIB di ruang rapat gedung Soccact Association Jakarta.
Demikian notulen hasil kesimpulan rapat bakti sosial Soccact Association Jakarta dilaporkan.
Jakarta, 27 Mei 2021
Ketua Soccact Association Jakarta Sekretaris Soccact
Itulah definisi, cara membuat, beserta contoh notulen rapat yang perlu Anda pelajari. Siapa tahu Anda membutuhkannya di kantor Anda.
Oh ya, sebagai seorang karyawan, Anda juga perlu pintar-pintar mengelola penghasilan yang Anda peroleh. Jangan sampai gaji yang Anda terima hanya “numpang lewat” saja.
Yuk pelajari cara sukses mengelola keuangan karyawan melalui audiobook Finansialku di bawah ini.
Setelah membaca artikel ini, semoga Anda mengerti cara membuat notulen yang baik dan benar, serta mengetahui fungsi dan tujuan diperlukannya notulen rapat.
Bagikan artikel ini kepada rekan dan saudara Anda agar lebih bermanfaat dan tuliskan komentar Anda di kolom bawah ini. Terima kasih.
Editor: Maria Christianti
Sumber Referensi:
- Verencia Augusta. 28 September 2021. Contoh Notulen Rapat Yang Tepat, Notulis Wajib Tahu! Greatdayhr.com – https://bit.ly/3H17Pz1
- Silmi Nurul Utami. 27 Mei 2021. Notulen: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Susunan, dan Contohnya. Kompas.com – https://bit.ly/3EXyGdt
Sumber Gambar:
- Cover – https://bit.ly/3pneUlv
dilema besar
