Apa Itu Kwitansi? Fungsi, Format, dan Cara Membuatnya

Kwitansi sering kita temukan setiap kali bertransaksi, sebagai tanda bukti pembayaran, atau catatan yang memvalidasi transaksi tersebut.

Lalu, bagaimana cara membuat kwitansi yang benar?  Temukan informasi penting untuk referensi di artikel Finansialku kali ini.

 

Summary:

• Kwitansi menjadi bukti transaksi fisik yang diperlukan dalam sebuah transaksi jual beli.

• Ada beberapa format dan komponen yang harus ada di dalam kwitansi, agar dapat dinyatakan sah.

 

Pengertian dan Tujuan Kwitansi

Kwitansi menjadi salah satu bukti transaksi keuangan yang sering digunakan banyak orang.

Juga bisa diartikan sebagai selembar kertas yang menjadi bukti transaksi yang sah, terlebih jika dilakukan transaksi secara formal.

Agar menghindari kecurigaan, kwitansi pun menjadi bukti yang bisa kita pertanggungjawabkan. Karena biasanya  akan ditandatangani oleh penerima, dan dipegang oleh pihak yang membayar.

Bukti transaksi ini pun akan semakin kuat, jika dibubuhkan cap oleh penjual sebelum diserahkan kepada pembeli.

 

Fungsi Kwitansi dalam Transaksi

Selain menjadi bukti transaksi yang sah, ada beberapa fungsi lain dari kwitansi yang perlu kamu ketahui:

 

#1 Alat Bukti

Seperti sudah dikatakan, kwitansi bisa menjadi alat bukti bagi pembeli yang sudah menyerahkan uangnya kepada penjual.

Ketika sewaktu-waktu penjual itu menagih pembayaran dari jasa atau barang yang telah dijualnya. Maka kita bisa menunjukkan bukti pembelian ini, sebagai alat bukti bahwa pembayaran telah dilakukan.

[Baca Juga: Pahami Contoh Kwitansi Pembayaran Beserta Jenis-jenisnya]

 

#2 Tanda Bukti Bagi Penjual

Tidak hanya untuk pembeli, juga berfungsi bagi penjualnya sendiri. Sebab, akan memudahkan mereka jika sewaktu-waktu pembeli mengajukan komplain atau masalah.

Ketika tidak ada kwitansi, maka penjual berhak menolak karena dianggap tidak pernah ada transaksi pembelian sebelumnya.

 

#3 Alat Bukti di Persidangan

Kertas berharga ini juga dibuat untuk tujuan alat bukti di persidangan. Ini akan membantu ketika terjadi perselisihan yang mengharuskanmu untuk dibawa ke meja hijau dan jadi alat bukti sah jika terjadi gugatan.

[Baca Juga: Kwitansi Kosong: Format, Contoh dan Cara Membuat (Lengkap)]

 

Format Pembuatan Kwitansi

Sobat Finansialku, setidaknya ada 7 hal yang perlu kita perhatikan dalam pembuatan kwitansi, salah satunya adalah format dan komponen apa saja yang harus masuk. Sehingga menjadi sah.

Lebih jelasnya mari kita bahas!

 

#1 Nomor

Format yang paling awal dan atas adalah nomor. Biasanya terletak di sebelah kiri atau kanan sesuai dengan format buku yang digunakan.

Nomor ini sebagai penanda telah dikeluarkan untuk ke berapa kali, dan sebagai catatan atau registrasi dari sebuah perusahaan.

Selain itu juga menjadi langkah pencegahan pemalsuan tanda bukti ini oleh pembeli barang. Karena terkadang ada pihak-pihak tak bertanggungjawab yang memalsukan kwitansi demi kepentingan pribadi.

 

#2 Nama Lengkap

Setelah nomor, selanjutnya adalah nama lengkap. Pastikan pengejaan sudah benar, terutama untuk transaksi bernilai besar seperti jual beli properti atau kendaraan.

Tidak disarankan untuk menulis nama depan saja, karena kita tidak bisa menjadikan kwitansi tersebut sebagai tanda bukti yang kuat jika di kemudian hari terjadi permasalahan.

 

#3 Nominal

Saatnya kamu menentukan format nominal yang akan dimasukkan. Biasanya nomor ini dituliskan dalam bentuk lambang bilangan rupiah atau mata uang yang digunakan saat transaksi.

Lalu, kamu harus menuliskan secara terbilang dalam bentuk kalimat.

 

#4 Tanggal

Jangan lupa untuk membubuhkan tanggal transaksi . Mulai dari tanggal, bulan dan tahun, yang akan membuktikan bahwa bukti transaksi ini sah.

 

#5 Nama Penerima

Selain nama penjual, kamu juga perlu membubuhkan nama penerima atau nama perusahaan jika memang melakukan transaksi dengan sebuah lembaga dan organisasi.

 

#6 Tujuan Pembayaran

Tak kalah pentingnya, tuliskan tujuan dari pembayaran. Misalnya, untuk pembayaran barang elektronik, melunasi pembayaran rumah dan lain sebagainya.

Sehingga jika nantinya ada garansi atas hal yang dibeli, pembeli bisa dengan mudah mengajukan klaim.

 

#7 Stempel dan Tanda Tangan

Format terakhir adalah tanda tangan serta stempel. Sebagai tanda bahwa bukti transaksi ini menjadi valid, dan tidak dapat dipalsukan.

Itulah beberapa komponen yang wajib ada dalam sebuah kwitansi.

Jika kamu sebagai pembeli yang bertransaksi dengan nilai cukup besar, maka cek kembali format kwitansi sebelum kamu menerimanya.

Selain itu, usahakan uang yang kamu keluarkan untuk transaksi tersebut, memang sudah dipersiapkan dengan matang.

Agar kelak tidak menyisakan utang, dapatkan tips seputar perencanaan dana membeli barang pada ebook Finansialku Cara Beli Barang Mahal Tanpa Utang.

Klik banner di bawah ini, dan download ebook-nya secara gratis!

 

Cara Membuat Kwitansi

Setelah mengetahui formatnya, berikut ini ada dua cara yang bisa kamu lakukan untuk membuat sebuah kwitansi, diantaranya:

 

#1 Buat Manual dari Ms. Word & Ms. Excel

Cara pertama yang bisa kamu lakukan, yaitu gunakan kertas berukuran A6 pada Ms. Word, dengan kolom utama mulai dari:

• Kop
• Nomor
• Diterima dari
• Jumlah yang terbilang
• Tujuan pembayaran
• Penerima
• Tanggal dibuat kwitansi
• Kolom untuk membubuhkan tanda tangan atau cap.

 

Selain membuatnya secara manual di Ms. Word, kamu juga bisa membuatnya melalui Ms. excel jika pembelian dilakukan untuk barang yang lebih dari satu macam.

Nantinya bisa dimasukkan beberapa macam barangnya dan jumlah total pembelian.

 

#2 Kwitansi Tanpa Kop dengan Tulis Tangan

Jika nilai transaksi tidak terlalu banyak dan bukan untuk tujuan yang begitu formal. Kamu bisa membuat kwitansi tanpa kop dengan menuliskan catatan transaksi di atas sebuah kertas.

Namun sebaiknya tetap didukung dengan cap atau tanda tanganmu agar menjadi sah.

Kwitansi ini menjadi salah satu bukti fisik yang penting dan bisa dijadikan referensi untuk mempermudah pencatatan transaksi dalam laporan keuangan.

Tapi, selain mencatatnya dalam sebuah kwitansi. Ada baiknya, kamu pun mencatat transaksi tersebut sebagai pemasukan atau pengeluaran untuk laporan keuangan pribadimu.

Caranya mudah kok, kamu bisa gunakan fitur ‘Catatan Keuangan’ di Aplikasi Finansialku. Agar cash flow keuanganmu lebih jelas dan right on the track.

 

3 Contoh Kwitansi yang Perlu Diketahui

Ada beberapa macam kwitansi yang bisa kita buat, dan berikut ini contohnya yang biasa dibuat untuk transaksi sehari-hari:

 

#1 Kwitansi Bukti Pembayaran

Kwitansi sebagai bukti pembayaran yang sering kita buat. Isinya menjelaskan bahwa seseorang telah melakukan pembayaran untuk tujuan tertentu.

Tidak perlu menunggu lunas, tapi ketika kamu sudah melakukan down payment atau DP, bukti pembayaran ini juga sudah bisa dibuat.

 

#2 Kwitansi Transfer Uang

Berikutnya ada kwitansi transfer uang yang hadir setelah adanya teknologi untuk melakukan transfer uang antar rekening.

Tetapi jika kamu melakukan transfer melalui ATM, biasanya kamu tidak dapat menjelaskan tujuan pembayaran tersebut.

Sehingga tetap perlu meminta bukti telah melakukan pembayaran kepada penerima uang.

 

#3 Kwitansi Cash Receipt

Selanjutnya ada juga yang bisa digunakan untuk sebuah perusahaan, dimana dalam format kwitansinya tertera dana keluar dan dana masuk.

Biasanya jenis ini digunakan sebagai catatan atau arsip perusahaan sebagai bukti keuangan saat dilakukan audit.

 

Nah, demikian beberapa informasi seputar kwitansi sebagai bukti catatan transaksi. Baik yang dilakukan secara individu atau pun perusahaan.

Sampai disini, apakah Sobat Finansialku sudah paham dan mengerti cara membuat salah satu bukti transaksi ii?

Semoga informasi ini bisa bermanfaat memudahkanmu dalam bertransaksi jual beli. Sehingga berjalan aman dan lancar. 😉

 

Apakah ada contoh kwitansi lainnya yang kamu ketahui? Yuk, sharing di kolom komentar di bawah ini.

Jangan lupa bagikan artikel ini kepada rekan dan kerabatmu, agar mereka tahu pentingnya alat bukti pembayaran dalam setiap transaksi. Terima kasih.

 

Editor: Ismyuli Tri Retno

Sumber Artikel:

• Friska. Apa itu Kwitansi dan Fungsinya dalam Transaksi Keuangan. Koinworks.com- https://bit.ly/3LxToVg

• Redaksi. Kenali Apa Itu Kwitansi Serta Fungsi dan Cara Membuat. Jurnal.id- https://bit.ly/3OKBr7L                                                         

• Isna Rifka. 4 Januari 2022. Pengertian dan Contoh Kuitansi. Kompas.com- https://bit.ly/3OXNdvQ