Surat penawaran penting dibuat untuk membuat kerja sama. Di samping itu, surat ini juga dapat berfungsi sebagai media promosi. Lalu, bagaimana contoh surat penawaran yang baik?
Simak pembahasan berikut untuk mengetahui informasi selengkapnya.
Summary
- Surat penawaran bisa berfungsi sebagai media promosi untuk meningkatkan penjualan dan mempertahankan prospek bisnis.
- Surat penawaran merupakan berkas penting sehingga harus ditulis dengan baik.
Pengertian Surat Penawaran
Jika Anda memiliki bisnis, pasti tidak asing dengan surat penawaran. Tetapi, informasi ini mungkin masih awam bagi mereka yang baru merintisnya.
Secara sederhana, surat penawaran merupakan surat yang dibuat oleh pebisnis atau perusahaan yang memiliki produk berupa barang atau jasa ke pihak lain dalam rangka menjalin kerja sama atau menjual produk mereka dengan spesifikasi yang jelas.
Mudahnya, surat ini dibuat untuk menjalin kemitraan dengan pihak lain. Surat ini juga berfungsi sebagai media promosi untuk meningkatkan selling sehingga prospek bisnis di masa mendatang tetap baik.
Surat ini merupakan surat resmi yang disampaikan dengan tujuan persuasif sehingga proses transaksi terjadi. Dengan begitu kedua pihak akan mendapat keuntungan.
Tujuan Surat Penawaran
Surat penawaran memegang peran penting untuk bisnis. Hal ini dikarenakan kemampuan perusahaan memasarkan produk menjadi indikator keberhasilannya.
Berikut adalah tujuan dibuatnya surat penawaran:
- Mengenalkan produk yang dimiliki pengusaha ke khalayak atau pihak yang telah dituju. Misalnya, perusahaan PDAM menawarkan produk ke masyarakat kota yang masih menggunakan air sumur.
- Meningkatkan penjualan produk.
- Memperluas dan membuka pasar baru yang potensial.
- Menjaga kerja sama yang ada agar tidak putus dan memperluas kerja sama ke bidang lain.
- Membuat kesepakatan berdasarkan hal-hal yang tercantum di dalamnya.
Nah, selain melalui surat penawaran, Anda juga bisa meningkatkan keuntungan dengan pengelolaan keuangan bisnis yang benar. Mau tahu caranya? Yuk, simak video berikut ini.
Cara Membuat Surat Penawaran
Surat penawaran merupakan berkas penting sehingga harus ditulis dengan baik. Berikut adalah langkah menulis surat penawaran yang benar:
Format Penulisan
Sebelum membuatnya, Anda perlu memahami format penulisan surat penawaran yang baik. Sebab, hal ini menunjukkan komitmen perusahaan sebagai lembaga yang kompeten.
Berikut adalah format penulisan surat penawaran:
#1 Kop Surat
Kop surat berisi identitas usaha yang Anda miliki, baik berupa perusahaan, instansi, maupun kelompok. Bagian ini berisi logo, nama, kontak serta alamat perusahaan Anda.
#2 Tempat dan Tanggal Surat
Bagian ini ditulis di kanan atas. Tulis nama kota dan tanggal surat tersebut dibuat.
[Baca Juga: Cara Menulis Tembusan Surat yang Baik dan Benar]
#3 Nomor Surat
Nomor surat biasanya memiliki ketentuan yang berbeda di tiap perusahaan. tetapi biasanya terdiri atas kategori (rahasia atau terbuka), nomor urut naskah dinas, kode klasifikasi, bulan, dan tahun terbit.
#4 Perihal
Perihal berisi inti surat. Dalam hal ini, perihal diisi dengan penawaran.
#5 Pihak yang Dituju dan Alamatnya
Bagian ini memuat nama lengkap dan alamat singkat perusahaan yang kamu tuju. Alamat yang lebih lengkap cukup ditulis di bagian sampul surat.
#6 Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan frasa untuk memulai surat. Salam pembuka yang umum digunakan di Indonesia adalah “Dengan hormat” dan Assalamualaikum”. Anda bisa menyesuaikan dengan perusahaan yang dituju.
#7 Isi Surat
Bagian ini adalah fokus surat. Usahakan menuliskan isi surat dengan rinci dan jelas. Anda juga perlu menuliskan tujuan penawaran.
#8 Salam Penutup
Meski sepele, salam penutup tidak boleh dilupakan. Jangan lupa tuliskan harapan Anda kepada perusahaan yang dituju agar mereka tertarik.
#9 Lampiran
Lampiran tidak wajib ada di surat penawaran. Tetapi, jika Anda bersedia membuatnya, tentu akan lebih baik.
[Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Waralaba yang Benar dan Legal]
Cara Membuat Surat Penawaran
Berikut adalah cara membuat surat penawaran yang baik dan benar:
- Gunakan format penulisan surat resmi yang standar, misalnya menggunakan font formal (Times New Roman, Arial, atau Garamond), 1,5 spasi, dan ukuran font 12.
- Tuliskan secara berurutan dari kop surat hingga lampiran.
- Gunakan bahasa yang lugas dan efektif.
- Harga yang dicantumkan adalah satuan. Misalnya, per unit, per kilogram, atau per botol. Jika Anda memiliki produk berupa jasa, jelaskan jasa yang dimaksud dan kualitasnya dibanding jasa sejenis yang ada.
- Bubuhkan nama lengkap, tanda tangan dan stempel perusahaan.
Sebelum masuk ke contoh surat penawaran, Sobat Finansialku yang ingin membantu UMKM untuk meningkatkan usahanya, Anda bisa lakukan dengan investasi P2P Lending.
Yuk, ketahui detailnya dalam ebook GRATIS berikut ini!
Contoh Surat Penawaran
Berikut adalah contoh surat penawaran:
#1 Contoh Surat Penawaran Alat Kantor
|
PT GRIYA KERJA INDONESIA Jl Jenderal Sudirman No. 14, Metro – Indonesia, Telp. (0725) 43183, Fax (0725) 43183, email: marketing@gkindonesia.com, NPWP: 01.888.1.922.009
Metro, 04 April 2022 No : 12/GKI/IV/2022 Lampiran : 1 lembar Perihal : Penawaran Barang
Kepada Yth. Direktur PT Bayi Bahagia Jl. Pramuka No. 17B, Bandar Lampung di tempat
Dengan hormat, Dengan surat ini, kami dari PT Griya Kerja Indonesia yang bergerak di bidang distributor peralatan kantor. Dari informasi yang kami dapat PT Bayi Bahagia merupakan perusahaan alat-alat bayi dan membuka kantor baru di Bandar Lampung. Sehubungan dengan itu, kami bermaksud menawarkan produk berupa barang peralatan kantor kepada perusahaan Bapak/Ibu. Adapun produk yang kami tawarkan adalah sebagai berikut: Merek/warna : Canon DC SC2121/hitam Jenis barang : Mesin fotokopi Tahun pembuatan : Tahun 2019 Harga : Rp55 juta (termasuk PPN 11%) Ongkos kirim : Gratis Cara pembayaran : Tunai, kredit
Besar harapan kami agar perusahaan Bapak/Ibu tertarik dengan produk yang kami tawarkan. Kami juga memberi potongan harga 10% kepada Bapak/Ibu untuk pembelian pertama. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di Jl Jenderal Sudirman No. 14, Metro – Indonesia, Telp. (0725) 43183, Fax (0725) 43183. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, PT Griya Kerja Indonesia
Subadra Marketing Manager |
#2 Contoh Surat Penawaran Jasa
|
DUTA SARI RAPI Make anything shining, shimmering, splendid Jl Rambutan III , Bandar Lampung – Indonesia, WA 081387878787
Bandar Lampung, 04 April 2022 No : 7/DSR/IV/2022 Lampiran : – Perihal : Penawaran Jasa
Kepada Yth. Direktur Rumah Sakit Harapan Bunda Jl. Proklamator Raya, Bandar Jaya di tempat
Dengan hormat, Dengan surat ini, kami dari Duta Sari Rapi yang bergerak di bidang general cleaning bermaksud mengajukan untuk melakukan cleaning seluruh kamar mandi di Rumah Sakit Harapan Bunda. Ada pun pembersihan yang dapat kami kerjakan antara lain:
Harga bundling cleaning per kamar mandi adalah Rp235.000. Sementara, harga cleaning terpisah adalah Rp150.000 per selasar kamar mandi, Rp50.000 per wastafel, serta Rp60.000 per closet. Kami menggunakan tenaga yang berpengalaman di bidangnya serta menggunakan bahan pembersih yang bebas asam dan zat kimia berbahaya. Demikian surat penawaran ini kamu buat. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, Duta Sari Rapi
Bunga Jelita Marketing |
#3 Contoh Surat Penawaran Kerjasama
|
PT NETWORKINDO PRATAMA Jl Pangeran Antasari, Metro – Indonesia, Telp. (0725) 65183, Fax (0725) 65183, website: networkindo.com, email: marketing@networkindo.com
Metro, 04 April 2022 No : 25/NET/IV/2022 Lampiran : 3 lembar Perihal : Penawaran Kerjasama
Kepada Yth. Cabat Photo Studio Jl. Jenderal Sudirman No. 17, Kotagajah di tempat
Dengan hormat, Melalui surat ini, kami ingin mengenalkan perusahaan kami yang bernama PT Networkindo Pratama. Perusahaan kami bergerak di bidang advertising, jurnalistik, dan teknologi informasi. Kami juga melayani pembuatan web, aplikasi, toko online, desain, buku profil, dan sebagainya. Berdasarkan informasi yang kami dapat, Cabat Photo Studio merupakan studio foto kekinian yang menyediakan jasa pemotretan, video, dan pembuatan iklan. Kami juga mengetahui jika Caba Photo Studio saat ini mengalami perkembangan pesat seiring bertambahnya klien dan produk yang bagus. Setelah kami observasi, Cabat Photo Studio belum memiliki website yang memudahkan calon klien melakukan booking dan melihat portofolio. Sehubungan dengan itu, kami bermaksud menawarkan pembuatan website demi kelancaran bisnis Cabat Photo Studio. Kami telah melampirkan beberapa yang dapat Bapak/Ibu pilih dalam pembuatan website yang dibutuhkan. Jika Bapak/Ibu tertarik dengan produk kami, silakan berkunjung ke perusahaan kami atau menghubungi kami melalui email dan/atau telepon. Kami pun bersedia berkunjung ke tempat Bapak/Ibu untuk menjelaskan lebih detail. Demikian surat penawaran ini kami buat. Semoga Cabat Photo Studio dapat bekerja sama dengan perusahaan kami. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, PT Networkindo Pratama
Frazetta al-Idrus Direktur Utama |
Itulah penjelasan mengenai surat penawaran yang bisa Anda gunakan sebagai referensi. Semoga informasi di atas bisa bermanfaat untuk kegiatan bisnis Anda.
Jangan lupa untuk membagikan artikel ini pada rekan-rekan bisnis lainnya yang membutuhkan. Terima kasih.
Editor: Ratna SH
Sumber Referensi:
- Admin. 10 Contoh Surat Penawaran Kerjasama yang Wajib Diketahui Pebisnis. Kledo.com – https://bit.ly/3qWNcOo
- Julia Anggraini. 20 Desember 2021. 7 Contoh Surat Penawaran Harga, Barang, Kerjasama Dan Jasa + File Doc. Pinhome.id – https://bit.ly/37db497
- M. Prawiro. 10 April 2018. Pengertian Surat Penawaran Barang dan Jasa, serta Fungsi dan Tujuannya. Maxmanroe.com – https://bit.ly/3x1qZCl
- Retna Kumalasari. 29 Januari 2022. Memahami Cara Membuat Surat Penawaran Barang yang Baik. majoo.id – https://bit.ly/3x1rg8l
- Vanya Karunia Mulia Putri. 28 Februari 2022. Surat Penawaran: Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri, dan Strukturnya. Kompas.com – https://bit.ly/35AyBk2
dilema besar
